Automatizar un proceso de negocio significa hacerlo ejecutable. Esto significa que las personas que participan en él tendrán herramientas que garantizarán su correcta ejecución, productividad y transparencia. Estos son requisitos para promover la mejora de los procesos de negocio.

En este tutorial, vamos a introducir los aspectos más importantes de automatizar un proceso de negocio en HEFLO BPM. Si aún no conoce a HEFLO, compruebe cómo crear una cuenta gratuita para el modelado de procesos de negocio. La cuenta gratuita le permite configurar la función y ejecutar hasta 50 instancias de proceso.

Paso 1 – Creación del proceso

Para crear un nuevo proceso, por favor, tenga en cuenta la orientación de este artículo: Cómo crear un proceso de negocio.

Para habilitar la automatización, vaya a la pestaña de propiedades y active la clave «Proceso Automatizado».

Paso 2 – Definición de responsabilidades

Para empezar a establecer responsabilidades, deberá agregar un elemento de piscina que, defina los límites del proceso. En las implementaciones más avanzadas es necesario utilizar muchas piscinas, pero para nuestro ejemplo, usaremos una única que representará todo el proceso.

1. En el editor, busque el elemento «Pool» en la caja de herramientas BPMN.
2. Dentro del elemento «Pool» arrastre y suelte el elemento denominado «Pool» al área de dibujo del proceso.

Después de añadir la piscina, podemos incluir los carriles. Cada carril se configurará para representar a un intérprete responsable de un conjunto de tareas. En nuestro ejemplo, utilizaremos los dos carriles que se agregaron automáticamente a la agrupación. Si lo encuentra necesario, puede agregar más carriles leyendo este artículo: Cómo agregar un carril a una piscina.

• Seleccione el carril de la primera piscina.
• Haga clic en el icono de llave inglesa en el lado derecho del editor para abrir la pestaña de propiedades.
• Localice la propiedad «Ejecutante» y haga clic en el ícono más junto a ella.
• En el cuadro de diálogo de configuración, configure un nombre para su ejecutante, guarde el tipo de recurso como «Personas y grupos» y en la lista de registros abajo seleccione su registro.
• Confirme la edición.

La configuración de ejemplo anterior creará un intérprete que corresponda a su usuario. Esto significa que su usuario ejecutará todas las tareas dentro de este carril. Esto tiene un impacto en el proceso ya que cada tarea dentro de este carril se dirigirá al espacio de trabajo del ejecutante previamente configurado.

Como puede ver, la propiedad «Tipo de recurso» del diálogo de configuración del intérprete también admite grupos de personas. Estos grupos pueden ser creados por usuarios con Nivel de Acceso de Administrador o generados automáticamente cuando se configura un Departamento. Ahora es un buen momento para ajustar los artistas y carriles en su proceso.

Paso 3 – Incluyendo el iniciador del proceso

El iniciador es un elemento de color verde que identifica el inicio del proceso. Observando de cerca las opciones disponibles, podemos observar que hay muchas maneras de iniciar un proceso.

Cada iniciador tiene un icono particular que representa su activador. Debe haber un iniciador llamado «Inicio», este es un iniciador utilizado para iniciar el proceso manualmente. Es el iniciador más común, y vamos a usarlo en este ejemplo.

1. En el editor, busque el icono «Inicio» en el cuadro de herramientas de BPMN.
2. Dentro de «Inicio» arrastre y suelte el elemento denominado «Inicio» en el carril que representa al ejecutante que iniciará el proceso.

Los otros iniciadores más utilizados son temporizadores y receptores de mensajes. Puede incluir tantos iniciadores como desee, pero es vital que sólo agregue un solo iniciador genérico a su proceso de negocio.

Paso 4 – Agregar tareas y gateways

Ahora necesitará agregar tareas, gateways y eventos intermedios para describir su proceso de negocio. Los elementos más comunes son:

Tarea genérica

La tarea genérica es aquella que no tiene ningún ícono en ella. Describe el trabajo realizado por alguien o algún sistema. En procesos automatizados, es común agregar un formulario de entrada de datos a la tarea. Es importante planificar correctamente los formularios, ya que las tareas posteriores en el proceso pueden depender de la información introducida antes de ellos.

Se puede agregar una tarea al proceso de negocio que se creía que era la caja de herramientas de BPMN igual que el iniciador. También puede agregar la tarea utilizando los iconos de acceso directo que se muestran cuando se selecciona un elemento anterior, en este caso, el iniciador:

1. Seleccione el iniciador del proceso de negocio.
2. Haga clic en el icono de acceso directo de tareas y arrástrelo hasta el lugar donde desea incluirlo. Probablemente dentro del mismo carril.

Tenga en cuenta que después de este procedimiento no sólo tenemos las tareas sino también el elemento de flujo que conecta ambos elementos.

Para incluir el formulario de entrada, siga estos pasos:

1. Seleccione las tareas en las que se va a incluir el formulario de entrada.
2. Haga clic en el icono de acceso directo de formulario situado junto a la tarea y, a continuación, arrástrelo y suéltelo.
3. Seleccione el elemento «Entrada de datos» y haga clic en el icono de acceso directo del Portapapeles para mostrar el editor de formularios.

En el editor de formularios, es posible añadir una propiedad creada anteriormente, utilizar una ya existente o crear una nueva. Para incluir una nueva propiedad, haga clic en el icono más y luego seleccione una propiedad existente. También puede crear uno nuevo con el siguiente procedimiento:

1. En la ventana emergente «Nueva propiedad», rellene el nombre y las propiedades del tipo. Puede ser necesario llenar otras propiedades dependiendo del tipo de propiedad.
2. Después de llenar las propiedades necesarias, haga clic en «Confirmar», el nuevo campo se debe agregar al formulario de entrada.

Puede ser que sea necesario ajustar algunas cosas, para hacerlo, simplemente seleccione la propiedad y edite las opciones mostradas a la derecha de la misma. Estas opciones disponibles dependen del tipo de propiedad. (Una propiedad de texto, por ejemplo, mostrará la opción «Multi-line»).

Gateways exclusivos

Los gateways se utilizan para representar una desviación de flujo que se basa en una propiedad o entrada de usuario. El más común es el «Gateway Exclusivo», es el que tiene un símbolo X en él. En algunas otras herramientas de modelado, esta pasarela puede presentarse sin ningún símbolo en ella.

Cuando una instancia de proceso pasa por una pasarela exclusiva, seguirá sólo una de las rutas posibles. Es por eso que se llama «exclusiva».

Otros gateways comunes incluyen:

• Gateway Paralela: al usar esta pasarela, la instancia del proceso se dividirá en muchos y todos ellos deben estar sincronizados al final.
• Gateway inclusivo: Esta puerta de enlace permite dividir la instancia del proceso en muchos, pero difiere de la pasarela paralela al tener una condición para cada secuencia de flujo.

Para incluir el gateway siga el mismo procedimiento que se utilizó para el iniciador y para la adición de tareas. Si desea cambiar un tipo de puerta de enlace, selecciónelo y haga clic en el icono de doble flecha.

Paso 5: agregue el final del proceso.

¡Ya casi hemos terminado! Ahora necesitamos agregar un elemento final. Utilizaremos el evento final genérico (sin símbolos). Agregue este elemento igual que los demás.

Es una buena práctica agregar una etiqueta de texto al evento final que describe el estado final del proceso. Por ejemplo, una buena etiqueta de texto para el evento final de un proceso de contratación sería «empleado contratado».

Paso 6 – Revisión y validación

Tenga en cuenta que el procedimiento de validación espera que utilice los elementos tal como los describe la notación. Es imposible automatizar un proceso que no esté alineado con la notación.

Para validar su proceso, siga los pasos:

1. Haga clic en el icono de sello en la parte superior derecha de la pantalla.
2. Si todo está bien, debe aparecer un mensaje de éxito.
3. Se mostrará un error de validación si se han encontrado problemas. Es posible identificarlo con la opción «visualizar».
4. Si se han encontrado problemas, corrija los datos y vuelva a intentar el paso uno.

Paso 7 – Prueba del proceso

El siguiente paso es probar la ejecución del proceso de negocio. Esto se puede hacer dentro del editor y antes de la activación del proceso. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

1. Seleccione el iniciador del proceso.
2. Haga clic derecho y seleccione «Pruebas -> iniciar nuevo elemento de trabajo.»
3. Se mostrará el elemento emergente de elemento de trabajo. Siga todos los caminos posibles de su proceso para asegurar su calidad.

Si sigue usando una cuenta gratuita, podrá tener 50 elementos de trabajo de prueba. Cuando llegue a este límite, tendrá que eliminar todos los elementos de trabajo para continuar con las pruebas. Para ello, siga las instrucciones de este video: Cómo quitar instancias de prueba.

Paso 8 – Publicar el proceso de negocio automatizado

¡Todo está casi hecho! El último paso es publicar su proceso de negocio automatizado. Después de publicar su proceso de negocio, ya no podrá editarlo y estará disponible en su entorno HEFLO. Esto significa que:

• Si el proceso tiene un iniciador genérico, los usuarios podrán instanciarlo desde la página Área de trabajo.
• Si el proceso tiene un iniciador de temporizador, cada vez que se configura el tiempo configurado en el elemento, el proceso será instanciado automáticamente.
• Si el proceso tiene configurado un iniciador de mensajes, cada vez que se reciba uno, se iniciará un nuevo proceso.

Para publicar su proceso, siga los pasos:

1. Acceder a la pestaña acciones. Debe estar disponible en el lado derecho del editor.
2. Haga clic en «Publicar automatización».

Si todo está bien, ¡entonces su proceso debe ser publicado!

Paso 9 – Creación de instancias de procesos de negocio

Ahora su proceso debe ser ejecutable. Para entender cómo funciona el «Espacio de Trabajo», por favor vea el vídeo sobre la ejecución de la automatización de procesos de negocio.

¿Cómo mejorar el proceso de negocio?

Cuando se publica un proceso, la mayor parte de él se bloqueará para su edición. Sucede porque, a partir de ahora, los usuarios estarán actuando en sus instancias y no podemos cambiar el proceso mientras se ejecuta. Todavía, es posible hacer algunos ajustes, como ejecutantes y formularios de entrada de datos. Si desea mejorar su proceso, vea cómo crear una nueva versión de un proceso de negocio.