HEFLO ahora ofrece una función que permite asignar automáticamente al responsable de una tarea en un proceso utilizando inteligencia artificial.
Esta opción te permite definir reglas de responsabilidad detalladas y flexibles basadas en indicadores, informes y documentos. Usando tus instrucciones, la IA analizará la información y asignará a la persona más adecuada dentro del grupo de usuarios designado.
Cómo crear una definición de participante de tipo «Inteligencia Artificial»
- Abrir el proceso
Accede a tu proceso en el editor de procesos. - Seleccionar una swimlane
Haz clic en la swimlane deseada y abre sus propiedades.
- Agregar un participante de IA
- Ve a la sección Ejecutor.
- Haz clic en el ícono “+” para agregar una nueva definición de participante, o haz clic en Editar para modificar una existente.
- En el campo Tipo, selecciona Inteligencia Artificial.
- Asigna un nombre a este participante.
- Asocia un grupo de usuarios
Selecciona un grupo de usuarios. De esta manera, la IA elegirá únicamente entre las personas definidas en ese grupo.Nota: Esta definición de participante solo admite grupos; no se permiten usuarios individuales. Además, solo puedes seleccionar un grupo por definición.
Definir reglas con un prompt
Puedes personalizar la lógica de la IA escribiendo un prompt basado en información que escribas directamente, adjuntes como documento o incluyas desde informes personalizados creados en tu entorno HEFLO.
A continuación se muestra un ejemplo utilizando texto escrito y referencias a campos de formulario:
Ejemplo: vamos a agregar un campo llamado “Tipo” en la primera tarea y definir las siguientes reglas:
- Si la solicitud está relacionada con Marketing, la IA seleccionará a Mary Davis.
- Si la solicitud está relacionada con Finanzas, la IA seleccionará a Bill Evans.
- Si la solicitud está relacionada con Suministros, la IA seleccionará a John Williams.
👉 Ejemplo de prompt:
Estas reglas serán analizadas automáticamente para determinar la responsabilidad correcta cuando el elemento de trabajo pase de la Tarea 1 a la Tarea 2.
Uso de documentos como referencia
Además de los campos de texto, puedes proporcionar archivos adjuntos en tus formularios mediante un campo de “Carga de archivos” (por ejemplo, un documento PDF con instrucciones o información adicional). La IA utilizará estos datos para tomar una decisión sobre la responsabilidad correcta.
Uso de un informe de HEFLO
Finalmente, también puedes combinar un prompt con un informe generado en HEFLO. Esto permite que la IA seleccione al responsable basándose en información dinámica, como:
- el número de instancias actualmente asignadas a cada persona del grupo,
- los plazos,
- u otros criterios operativos.
Puntos clave para recordar
- Retraso en la selección: La IA tarda aproximadamente 10 segundos en asignar un responsable. Espera este tiempo antes de continuar con el flujo de la tarea.
- Flexibilidad: combina prompt + archivo adjunto para refinar aún más tus reglas de asignación.
- Grupos de usuarios: asegúrate de que tus grupos estén correctamente configurados para que la IA tenga opciones consistentes entre las cuales elegir. Más información sobre grupos de usuarios: Grupos.
Importante: esta funcionalidad requiere que asocies tu clave de OpenAI con tu entorno HEFLO.
Para más información sobre cómo configurar tu clave de OpenAI en HEFLO, consulta: Utilice plenamente la funcionalidad de Inteligencia Artificial con su cuenta OpenAI.
Conclusión
Con esta nueva funcionalidad, puedes automatizar y mejorar significativamente la lógica de asignación de tareas. Analizando tus prompts, documentos disponibles y datos empresariales, la IA selecciona a la persona más adecuada dentro del grupo de usuarios designado, garantizando una distribución de tareas basada en el contexto y las reglas definidas.