En este artículo veremos cómo configurar un proceso para crear un sobre que contenga un documento para firmar con un paso de verificación antes de enviarlo a DocuSign.

Usamos este proceso de ejemplo para demostrar esta configuración:

Cuando el usuario crea un elemento de trabajo para este proceso, primero debe insertar los documentos deseados en un campo como «Cargar archivo » en la primera tarea. Al pasar a la siguiente tarea, el sistema crea un «sobre» » que contiene el documento a firmar. Luego, el usuario tiene la opción de revisar el documento antes de enviarlo a DocuSign. El objetivo de este paso es permitir al usuario actualizar el documento a firmar. Una vez validado el documento, el sistema envía el sobre a DocuSign. Luego, el elemento de trabajo espera recibir información de DocuSign. Dependiendo del estado del documento relevante, el elemento de trabajo seguirá uno de los tres flujos de salida de ramificación exclusivos diferentes. Cada una de las tres tareas que siguen a la ramificación tiene como objetivo mostrar el documento y su estado asociado en DocuSign.

Configure una tarea de creación de sobres.

El primer paso es configurar la tarea que creará el sobre. El objetivo es configurar el documento que se enviará, la lista de destinatarios y personalizar el mensaje que enviará DocuSign.

1. Seleccione la tarea relevante.
2. Asegúrese de que se trate de una tarea de tipo mensaje con comportamiento de inicio. A título informativo: la configuración de creación de sobres solo es posible para tareas de tipo mensaje, no es posible utilizar un evento de envío de mensajes.
3. Vaya a las propiedades y elija el conector: “Firma del documento ».
4. Elija la operación «Crear» ».
5. En la sección de cuenta, elija la cuenta de DocuSign asociada con su entorno HEFLO. Para obtener más información sobre cómo asociar una cuenta de DocuSign con su entorno HEFLO: Configurar la integración de DocuSign.

A partir de este momento aparecen dos nuevos botones:

• El botón “Desarrollo” » Le permite configurar la creación del sobre para elementos de trabajo de prueba.El botón “Desarrollo” » está vinculado a la cuenta de desarrollador de DocuSign asociados a este entorno.
• El botón “Producción” » Permite configurar la creación del sobre para elementos de trabajo de producción una vez publicada la automatización del proceso.El botón “Producción” » está vinculado a la cuenta DocuSign asociados a este entorno.

Para obtener más información sobre la diferencia entre una cuenta de DocuSign y una cuenta de desarrollador de DocuSign: Configurar la integración de DocuSign.

Configuraremos ahora la creación del sobre.

1. Haga clic en el botón «Desarrollo» ».
2. En la pestaña “Sobre” » usted debe :
   1. Dale un nombre al sobre.
   2. En la sección “Documentos” », seleccione el campo que contendrá el documento que será enviado por DocuSign. Debe seleccionar el campo utilizado en la primera tarea para cargar los documentos. También puede optar por seleccionar una plantilla de documento contenida en la cuenta DocuSign asociada con su cuenta HEFLO. Para saber más: Configurar la integración de DocuSign.
   3. En la sección «Archivo» » puede elegir a qué carpeta de su cuenta DocuSign se enviará el documento.Si no selecciona ninguna carpeta, su sobre se almacenará automáticamente en la carpeta de borradores.
      
      

       

3. En la pestaña “Destinatarios” » debes agregar uno o más destinatarios haciendo clic en el botón “+” ». Luego deberá elegir un rol entre los disponibles en DocuSign, un nombre y una dirección de correo electrónico. También puede elegir un orden de recepción, esto es útil si, por ejemplo, desea que este destinatario reciba el documento para firmar antes o después de otros destinatarios. También puedes configurar un código para acceder al documento y enviar un mensaje privado.
   
   

    

    

4. En la pestaña «Mensaje» » debe configurar el nombre y el cuerpo del mensaje que se enviará a todos los destinatarios.

Luego haga clic en confirmar para validar esta configuración.

Configure una tarea de envío de sobres.

La ramificación exclusiva después de la tarea de creación del sobre permite al usuario validar o actualizar el documento. Para actualizarlo, debe agregar el campo utilizado en la primera tarea en el que sigue al flujo de salida que precede al regreso a la tarea de creación del sobre.

Esta configuración le permite actualizar el documento que se enviará a DocuSign.

Si el documento es validado por el usuario, deberá configurar la tarea de envío del sobre.

1. Seleccione la tarea relevante.
2. Asegúrese de que se trate de una tarea de tipo mensaje con comportamiento de inicio. A título informativo: la configuración de envío de sobres solo es posible para tareas de tipo mensaje, no es posible utilizar un evento de envío de mensajes.
3. Vaya a las propiedades y elija el conector: “Firma del documento ».
4. Elija la operación “Enviar” ».
5. Luego haga clic en el icono de la cadena y seleccione la tarea de creación del sobre., para que el sistema sepa a qué sobre está asociada esta tarea. Después de seleccionar la tarea de creación, podrá encontrar esta información debajo del ícono de cadena. Te aconsejamos nombrar bien estas tareas para que puedas diferenciarlas en caso de que tengas varias tareas de creación de sobres.

Configurar una tarea de recepción de sobres.

Ahora configuraremos la tarea de recepción de sobres.

1. Seleccione la tarea relevante.
2. Asegúrese de que esta sea una tarea de tipo mensaje con comportamiento de captura. Para información: la configuración de recepción de sobre es factible para tareas de tipo mensaje y para eventos de recepción de mensajes.
3. Vaya a las propiedades y elija el conector: “Firma del documento ».
4. Elija la operación «Esperar sobre» ».
5. En la sección «Campo de estado del sobre» », elija el campo HEFLO que recuperará información sobre el estado del sobre en DocuSign.Este campo debe ser de tipo “Texto”. Cuando el sobre enviado ha recibido una acción de todos los destinatarios (en el caso de que los documentos contenidos en el sobre hayan sido firmados), o de uno de los destinatarios (en el caso de que hayan sido rechazados), entonces este campo El seleccionado recibirá el estado final del sobre. Hay tres estados: completado, cancelado y rechazado.
6. En la sección “Archivo final” », elija el campo HEFLO que recuperará el documento final contenido en DocuSign.Este campo debe ser del tipo “Carga de Archivo”.
7. Luego haga clic en el icono de la cadena y seleccione la tarea de envío del sobre., para que el sistema sepa a qué sobre está asociada esta tarea. Después de seleccionar la tarea de envío, podrá encontrar esta información debajo del ícono de cadena. Te aconsejamos nombrar bien estas tareas para que puedas diferenciarlas en caso de que tengas varias tareas de envío de sobres.

En nuestro ejemplo, queremos que el elemento de trabajo siga un flujo de salida basado en el estado del documento en DocuSign.

1. Selecciona la conexión exclusiva, ve a las propiedades y activa la opción “Es automática » en la parte de ejecución.
2. Cree una regla de negocio para cada flujo de salida utilizando el campo elegido en la sección «Campo de estado del sobre». » al configurar la tarea o evento de recepción de mensajes. Para información: sea cual sea el idioma que utilice en HEFLO, los estados de DocuSign están en inglés: “completado », « anulado » y « rechazado ».
3. En cada una de las tareas que siguen a la bifurcación, agregue los dos campos asociados al configurar la tarea o el evento de recepción de mensaje para las partes “Campo de estado del sobre » y “archivo final ». El objetivo es mostrar el estado y el documento final contenido en DocuSign.

Cree un elemento de trabajo de prueba.

La configuración ya está completa, crearemos un elemento de trabajo de prueba.

Agregue el archivo deseado al primer campo de tarea.

La tarea de creación del sobre es transparente para el usuario. En nuestra configuración, el elemento de trabajo va a una rama para elegir si el documento necesita actualizarse.

Para información :Una vez creado el sobre, podrás ver la información al respecto.

1. Pulsa en el botón de los tres puntos.
2. Haga clic en “Firmar documento ».
3. Luego tendrá información sobre el estado del sobre y las acciones pendientes o tomadas por el destinatario.

Elija el flujo de salida que regresa a la tarea de creación del sobre si desea editar el documento.

Luego agregue un documento en el campo que corresponde al de la primera tarea para agregarlo al documento existente. Si desea reemplazar el documento existente, debe eliminar el agregado anteriormente y cargar el nuevo en el campo.

Para información :Una vez que la tarea de creación de sobres se realiza por segunda vez, podrá ver el historial de sobres que se han creado.

1. Pulsa en el botón de los tres puntos.
2. Haga clic en “Firmar documento ».
3. A continuación tendrá la posibilidad de ver la información relativa a las diferentes versiones del sobre.

La tarea de envío del sobre es transparente para el usuario. En nuestra configuración, el elemento de trabajo va directamente a la tarea de mensaje en espera de DocuSign. Esto luego se bloquea para la tarea de tipo recepción de mensaje.Una vez enviado el sobre, los destinatarios reciben un correo electrónico. El destinatario en cuestión deberá seguir las instrucciones explicadas por DocuSign para firmar o rechazar el documento en cuestión.La acción que realizará este último permitirá que la instancia avance automáticamente y elija el flujo de salida según el estado del sobre.

También puede acceder a esta información si está trabajando esperando información de DocuSign. Luego puede hacer clic en “Mostrar detalles ».

Firmaremos el documento.

Ambos destinatarios en nuestro ejemplo firmaron el documento. Luego, el elemento de trabajo sigue el flujo de salida «completado». » y podemos encontrar el estado del documento y el documento firmado en la tarea siguiente a la conexión.

Configurar la parte “Producción” y publicar la automatización del proceso.

Una vez validada la prueba, deberás realizar esta misma configuración en el apartado “Producción”. » de la tarea de creación de sobres.Le recomendamos que cree la misma plantilla en sus dos cuentas, la cuenta de desarrollador de DocuSign y la cuenta de producción de DocuSign, para facilitar la configuración de la sección «Producción». » en HEFLO.

Una vez configurado, puede verificar su proceso utilizando la función de validación en la pestaña «Acciones». » y publicar la automatización de procesos.