Una licencia permite a un usuario acceder a las funcionalidades previstas en uno de los diferentes planes contratados.
Hay 3 tipos de licencias en HEFLO: licencias para «usuarios nombrados», para «usuarios concurrentes» y para «visualizadores de portal».
En este artículo veremos cómo acceder a la pantalla que contiene las diferentes licencias disponibles en su entorno. También explicaremos las diferencias entre estas licencias y cómo asociarlas a los usuarios.
Gestión de suscripciones
Puede ver las diferentes licencias disponibles en su entorno accediendo al menú: «Administrar entorno», y haciendo clic en: «Suscripciones».
A continuación, puede ver información sobre la fecha de inicio y finalización de su suscripción. Si no ve una fecha de finalización, ha elegido un plan con renovación automática.
También puede ver el número de licencias disponibles en su entorno:
Usuarios nombrados: este tipo de licencia proporciona acceso permanente. Esta licencia permite a un usuario iniciar sesión en cualquier momento.
Recomendamos que asocie este tipo de licencia con analistas de procesos y administradores para asegurarse de que tengan acceso permanente.
Usuarios concurrentes: Este tipo de licencia te permite compartir un número de conexiones simultáneas. Si tiene 5 licencias disponibles para usuarios simultáneos, esto permite que 5 usuarios con este tipo de licencia se conecten al mismo tiempo. Si un sexto usuario con este tipo de licencia intenta conectarse, tendrá un mensaje indicando que todas las sesiones disponibles están ocupadas.
Le recomendamos que asocie este tipo de licencia a los ejecutores y aprobadores de procesos y, en general, a las personas asociadas con el rol: «usuario».
Visualizadores de Portal: Este tipo de licencia sólo da acceso a la pantalla «Portal».
Este tipo de licencia se refiere a usuarios que solo necesitan consultar la documentación del proceso o crear instancias de proceso, sin poder actuar sobre ellas una vez creadas. Este tipo de licencia está asociada al rol «Solo Portal» y los roles personalizados que solo dan acceso a la pantalla «Portal».
Para obtener más información sobre los roles de usuario: Roles en HEFLO
Asociar una licencia con un usuario
Método 1
Esta pantalla le permite asociar una licencia para un usuario designado. Para ello, haga clic en el icono junto al número de licencias con nombre utilizadas:
Aparecerá una ventana con la lista de usuarios en este entorno que tienen una licencia con nombre.
Para asociar un nuevo usuario a este tipo de licencia, seleccione un usuario entre los usuarios de este entorno y haga clic en el botón «+» para validar.
Método 2:
Puede asociar una licencia directamente en la pantalla «Usuarios y Autorización» en la pestaña «Usuarios».
A continuación, puede editar un usuario haciendo clic en el comando de edición o haciendo doble clic directamente en el nombre del usuario.
A continuación, puede ver y editar la información de un usuario.
Puede optar por asociar una licencia con nombrados o una licencia concurrente según la cantidad de licencias disponibles en su entorno.
Para información, si el usuario tiene un rol «Solo portal» o un rol personalizado que solo da acceso al portal, el sistema entonces asocia directamente a este usuario con una de las licencias de tipo «Visualizadores de portal». Por lo tanto, no necesita asociar este tipo de licencia con un usuario.
Para obtener más información sobre la creación de usuarios: Invitar usuarios
Licencias para entornos adicionales
Las licencias están asociadas a un entorno. Si uno de sus usuarios con la rol de «Administrador» crea un nuevo entorno y ese entorno tiene una licencia con nombre, el sistema tomará la misma licencia para ambos entornos.
Ejemplo: si tiene 3 licencias para usuarios Nombrados y ha utilizado 2 licencias para 2 usuarios en un entorno, y si uno de estos 2 usuarios crea un entorno adicional, esta última licencia permanecerá disponible en el primer entorno.