En algunas situaciones, puede ser necesario eliminar archivos automáticamente o anonimizar ciertos datos después de que una instancia de proceso haya finalizado. Esta funcionalidad ayuda a las organizaciones a cumplir requisitos de confidencialidad, políticas internas o regulaciones como el RGPD.
Con HEFLO, puede definir un período de retención de datos después de que una instancia haya finalizado y anonimizar automáticamente campos específicos o eliminar archivos asociados.
¿Cómo funciona esta funcionalidad?
Esta funcionalidad se basa en tres niveles de configuración:
- Activación a nivel del entorno
- Autorización a nivel del campo
- Configuración del período de retención en el formulario
Este enfoque permite controlar con precisión qué campos pueden ser anonimizados o eliminados, manteniendo flexibilidad entre diferentes procesos y formularios.
1. Activar la anonimización de datos y la eliminación de archivos
Para comenzar:
- Acceda a Administrar entorno
- Abra la extensión Automatización de procesos de negocio
- Active la opción: Activar la anonimización de datos y la eliminación de archivos
- Haga clic en Confirmar
Una vez completado este paso, la funcionalidad estará disponible en su entorno.
2. Permitir la anonimización para este campo
La anonimización debe habilitarse individualmente para cada campo correspondiente.
Puede realizar esta configuración:
- desde la lista de campos del entorno
- o directamente dentro de un formulario de proceso
Para configurar un campo:
- Abra el formulario
- Seleccione el campo deseado
- Haga clic en Editar
- Active la opción Permitir la anonimización
Después de la activación, aparecerán nuevas opciones para configurar el período de retención de los datos.
3. Definir el período de retención de los datos
Una vez habilitada la anonimización para el campo, puede definir cuántos días deben conservarse los datos después de que la instancia haya finalizado.
También es posible crear una regla de negocio para activar o desactivar esta funcionalidad según determinadas condiciones.
Para obtener más información sobre las reglas de negocio: Introducción a las reglas de negocio.
También puede realizar esta configuración en eventos de tipo mensaje (correo electrónico).
Después de que expire el período configurado:
- los datos textuales, numéricos, monetarios y otros valores de campos serán anonimizados. Los valores numéricos tendrán entonces el valor «0» y las fechas devolverán la fecha de hoy.
- los archivos asociados a esos campos serán eliminados automáticamente del entorno.
- Los correos electrónicos configurados con un retraso se eliminarán de la pestaña «conversaciones».
Información adicional:
Puedes forzar la anonimización de campos durante tus pruebas. Para ello, haz clic en «Forzar anonimización» cuando finalices la prueba. También puedes cancelar esta acción haciendo clic en el botón «Desanonimizar» que aparece a continuación.
Niveles de configuración de seguridad
Por razones de seguridad y flexibilidad, HEFLO utiliza tres niveles de validación:
| Nivel | Descripción |
| Entorno | Activa la funcionalidad globalmente |
| Campo | Permite la anonimización para un campo específico |
| Formulario | Define el período de retención dentro del formulario |
Esto permite, por ejemplo, utilizar el mismo campo en varios procesos o formularios aplicando reglas diferentes según el contexto.
Casos de uso comunes
Esta funcionalidad puede utilizarse para:
- procesos de RR. HH. que contienen documentos personales
- procesos de reclutamiento con currículums y archivos adjuntos
- formularios que contienen datos sensibles
- procesos sujetos al RGPD o a políticas internas de retención de datos